会議の開催形態の種類とメリット・デメリット

コロナ禍がきっかけとなり、当たり前にオンライン会議が開催される世の中になってきました。これまでオンライン会議を利用したことがなかった方も、その手軽さ、便利さに驚いたのではないでしょうか。一方で、対面（オンサイト）で会議を行う良さを改めて感じたりした方も多いのではないでしょうか。

そして、コロナウイルス感染症の流行が収束しつつある今、オンサイトでの開催がどんどん増えてきています。これまでのオンライン開催で得られた効果をそのままに、オンサイト開催をおこなう『ハイブリッド開催』を選択したい主催者様も増えているように感じます。

そこで今回は、学会や会議の内容・目的に合わせて、フィットする開催形態を選定するための参考となる、開催形態別の項目別評価を整理してみましたのでご紹介いたします。

会議開催の目的を踏まえた評価

以下の表は3種類の開催形態別に、いくつかの観点でその効果の高低をまとめた表です。これらは、当社が関わった会議を中心に、主催者ヒアリングや会議運営会社の皆様からのお話を踏まえて、独自にまとめたものです。

「会議開催でどんな成果が得られるといいのか？」はそれぞれに違っています。会議を主催するうえで、重視したい項目を目的に沿って整理し、より効果が得られるものを取り入れる。そうやって求める成果を最大化していけたらいいですね。

オンライン会議の特徴

オンライン開催における参加者メリットは、移動コストが削減できること、参加へのハードルが低いことがあげられます。開催者側にとってのメリットとして、参加へのハードルの低さから新規開拓がしやすいこと、データを取ることができるため、スポンサーへの付加価値を創出することができること、市民公開講座などもコストを気にせず広く参加を募ることができることがあります。

一方で両者共通のデメリットとして、通信環境によってリスクが発生する場合があること、参加する地域によっては時差が発生すること、日頃生活している日常空間からの参加になるため、集中力や参加主体性の欠如が生まれやすいということがあげられます。

オンサイト会議（現地開催・対面開催）の特徴

オンサイトの特徴の中で参加者、開催者、両者共に当てはまるメリットとして、コミュニケーションが活性化すること、体験価値の提供ができることが挙げられます。特に開催者にとってはスポンサーへの提供価値が高いことがあげられます。デメリットとして、参加者の移動コストがかかること、また開催者にとっては人件費や移動費等の運営コストが大きいことがあげられます。

ハイブリッド会議の特徴

ハイブリッドの特徴の中で、参加者にとってのメリットとして、参加形態の選択肢が増えることが挙げられます。開催者にとっては、参加者増加が見込まれるため収益性が向上することがあげられます。

デメリットとして、プログラム編成や提供コンテンツの検討項目が増加、複雑化すること、現地参加を強制できないため、現地が盛り上がりに欠けること、現地とオンラインの両方に対応するため、機材・人件費等のコストが増大すること、オンライン参加者とオンサイト参加者の分断が生まれやすいことがあげられます。

会議を成功へ導くために

このようにそれぞれにメリット・デメリットがあるため、完全な形はありません。これまで以上に、開催する皆様が「開催の目的や成果」を踏まえた計画がより重要になっていくものと思います。

最近では、視聴時間に自由度がある分、あらかじめ録画・編集する必要のあるアーカイブや、まだあまり一般化はしていませんがメタバースを活用するという手段もあります。

開催形態は日々進化し、選択肢の広がりによって利便性は上がっています。一方で、顧客満足度の向上には、主催者がそれぞれの特徴を理解する必要があります。

もしも、「開催形態の特徴の理解や準備に割く時間がない！！」とお困りでしたら、ぜひお気軽にご相談ください。PCOのプロフェッショナルがサポートいたします。

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