スマートカンファレンス FAQ
Q
システム設定手順（学会基本設定）
ここではデータ出力の設定や、期限が近付いた場合などの自動通知設定が可能です。
左メニュー「学会基本設定」システム設定の中の「編集する」をクリックしてください。
トグルボタンをクリックすることで通知のON・OFFを切り替えることができます。
最後に右下の「保存する」をクリックすると変更完了です。この変更はいつでも可能です。
※デフォルトではすべてOFFの状態に設定されています。
最後に右下の「保存する」をクリックすると変更完了です。この変更はいつでも可能です。
査読リマインド通知（ユーザー宛） ※査読Aにのみ対応
査読期間の終了2日前の時点で、まだ査読を完了していない査読委員に対して、自動でリマインドメールを送信します。
文章の変更はできません。
他の文面で指定の方へ一括メール送信を行いたい場合は、左メニュー「ユーザー管理」のメール送信機能をご利用ください。
＜送信されるメール文＞
| 学会言語が日本語の場合 | 学会言語が英語の場合 | |
| 【題名】 | 〇〇学会（学会名） 査読期間が終了間近です。 | 〇〇SOCIETY Peer-reviewing system is about to Close |
| 【本文】 | 〇〇（ユーザー名） 様
———————— 査読期間が終了間近です。 以下の内容をご確認いただき、査読回答を完了してください。 ———————— 【査読期間】 2023/01/05～2023/05/25 【演題内容】 学会名： 〇〇学会 演題名： △△について 【確認画面】 https://・・・・・・（リンクURL） ———————— なお、当メールは自動で送信しております。 このメールにお心当たりがない方は以下へご連絡ください。 ———————— 〇〇学会 |
Dear 〇〇（User Name）
The peer-review system is about to close. Please check the below information and complete the peer-review. ==================== [Peer-review Period] 2023/01/05～2023/05/25 [Abstract Details] Association: 〇〇SOCIETY Abstract Title: SUBJECT_NAME [Confirmation Screen] URL ==================== This is an automatic message. please note that we cannot receive any reply to this email address. Please contact the information below immediately if you are not the intended recipient. ******************** 〇〇SOCIETY ******************** |
演題登録期間終了通知（ユーザー宛）
演題登録期間の終了2日前の時点で、まだ提出が完了していないユーザーに対して、自動でリマインドメールを送信します。
文章の変更はできません。
他の文面で指定の方へ一括メール送信を行いたい場合は、左メニュー「ユーザー管理」のメール送信機能をご利用ください。
＜送信されるメール文＞
| 学会言語が日本語の場合 | 学会言語が英語の場合 | |
| 【題名】 | 〇〇学会（学会名） 演題登録期間が終了間近です | 〇〇SOCIETY Abstract Submission is about to Close |
| 【本文】 | 〇〇（ユーザー名） 様
———————— 演題登録期間が終了間近です。 以下の内容をご確認いただき、演題の提出を完了してください。 ———————— 【演題登録期間】 2023/01/05～2023/05/25 【演題内容】 学会名： 〇〇学会 演題名： △△について 【確認画面】 https://・・・・・・（リンクURL） ———————— なお、当メールは自動で送信しております。 このメールにお心当たりがない方は以下へご連絡ください。 ———————— 〇〇学会 |
Dear 〇〇（User Name）
The abstract submission is about to close. Please check the below information and complete the submission. ==================== [Abstract Submission Period] 2023/01/05～2023/05/25 [Abstract Details] Association: 〇〇SOCIETY Abstract Title: SUBJECT_NAME [Confirmation Screen] URL ==================== This is an automatic message. please note that we cannot receive any reply to this email address. Please contact the information below immediately if you are not the intended recipient. ******************** 〇〇SOCIETY ******************** |
座長の諾否通知
座長が諾否を確定した際に、主催者へその旨を知らせるメールを送信します。
文章の変更はできません。
他の文面で指定の方へ一括メール送信を行いたい場合は、左メニュー「ユーザー管理」のメール送信機能をご利用ください。
＜送信されるメール文＞
| 【題名】 | 〇〇学会（学会名） ご依頼諾否の確定通知 |
| 【本文】 | 〇〇（ユーザー名） 様
——————————– 以下の諾否内容、登録内容で諾否回答が確定しましたのでご確認ください。 ——————————– 【ユーザー情報】 氏名：山田 太郎 所属先： 株式会社〇〇 【諾否内容】 学会名：〇〇学会 役割：座長 返答：承諾 備考：コメント入力内容 【確認画面】 URL ——————————– 通知を解除するにはこちら 解除用URL ——————————– なお、当メールは自動で送信しております。 このメールにお心当たりがない方は以下へご連絡ください。 ——————————– 〇〇学会 |
スピーカーの諾否通知
スピーカーが諾否を確定した際に、主催者へその旨を知らせるメールを送信します。
文章の変更はできません。
他の文面で指定の方へ一括メール送信を行いたい場合は、左メニュー「ユーザー管理」のメール送信機能をご利用ください。
＜送信されるメール文＞
| 【題名】 | 〇〇学会（学会名） ご依頼諾否の確定通知 |
| 【本文】 | 〇〇（ユーザー名） 様
——————————– 以下の諾否内容、登録内容で諾否回答が確定しましたのでご確認ください。 ——————————– 【ユーザー情報】 氏名：山田 太郎 所属先： 株式会社〇〇 【諾否内容】 学会名：〇〇学会 役割：スピーカー 返答：承諾 備考：コメント入力内容 【確認画面】 URL ——————————– 通知を解除するにはこちら 解除用URL ——————————– なお、当メールは自動で送信しております。 このメールにお心当たりがない方は以下へご連絡ください。 ——————————– 〇〇学会 |
査読委員の諾否通知
査読委員が諾否を確定した際に、主催者へその旨を知らせるメールを送信します。
文章の変更はできません。
他の文面で指定の方へ一括メール送信を行いたい場合は、左メニュー「ユーザー管理」のメール送信機能をご利用ください。
＜送信されるメール文＞
| 【題名】 | 〇〇学会（学会名） ご依頼諾否の確定通知 |
| 【本文】 | 〇〇（ユーザー名） 様
——————————– 以下の諾否内容、登録内容で諾否回答が確定しましたのでご確認ください。 ——————————– 【ユーザー情報】 氏名：山田 太郎 所属先： 株式会社〇〇 【諾否内容】 学会名：〇〇学会 役割：査読委員 返答：承諾 備考：コメント入力内容 【確認画面】 URL ——————————– 通知を解除するにはこちら 解除用URL ——————————– なお、当メールは自動で送信しております。 このメールにお心当たりがない方は以下へご連絡ください。 ——————————– 〇〇学会 |
演題の提出通知
指定演題および公募演題が提出された際に、主催者へその旨を知らせるメールを送信します。
文章の変更はできません。
他の文面で指定の方へ一括メール送信を行いたい場合は、左メニュー「ユーザー管理」のメール送信機能をご利用ください。
＜送信されるメール文＞
| 【題名】 | 〇〇学会（学会名） 演題登録完了通知 |
| 【本文】 | 〇〇（ユーザー名） 様
——————————– 以下の内容で演題登録が完了しましたのでご確認ください。 ——————————– 【ユーザー情報】 氏名：山田 太郎 【演題内容】 学会名：〇〇学会 演題名：△△について 演題種別：演題カテゴリー 【確認画面】 URL ——————————– 通知を解除するにはこちら 解除用URL ——————————– なお、当メールは自動で送信しております。 このメールにお心当たりがない方は以下へご連絡ください。 ——————————– 〇〇学会 |
査読完了通知 ※査読Aにのみ対応
演題に割り当てていた査読がすべて完了した時点で、主催者へその旨を知らせるメールを送信します。
文章の変更はできません。
他の文面で指定の方へ一括メール送信を行いたい場合は、左メニュー「ユーザー管理」のメール送信機能をご利用ください。
＜送信されるメール文＞
| 【題名】 | 〇〇学会（学会名） 演題採択通知 |
| 【本文】 | 〇〇（ユーザー名） 様
以下の内容で演題において、確認画面にアクセスし、採択結果を選択してください。 ——————————– 【演題内容】 学会名：〇〇学会 演題名：△△について
【確認画面】 URL ——————————– 通知を解除するにはこちら 解除用URL ——————————– なお、当メールは自動で送信しております。 このメールにお心当たりがない方は以下へご連絡ください。 ——————————– 〇〇学会 |
決済未払催促通知
お支払い期限１日前の時点で、入金が完了していないユーザーに対して、自動でリマインドメールを送信します。
文章の変更はできません。
他の文面で指定の方へ一括メール送信を行いたい場合は、左メニュー「ユーザー管理」のメール送信機能をご利用ください。
＜送信されるメール文＞
| 学会言語が日本語の場合 | 学会言語が英語の場合 | |
| 【題名】 | 〇〇学会（学会名） お支払期限が間近です | 〇〇SOCIETY Payment deadline is approaching |
| 【本文】 | 〇〇（ユーザー名） 様
お申込みいただいている決済のお支払期限が終了間近です。 以下の内容をご確認いただき、入金を完了してください。 ———————— 【お支払い期限】 2023/05/25 【学会名】 〇〇学会 【確認画面】 https://・・・・・・（リンクURL） ———————— なお、当メールは自動で送信しております。 本メールへ返信頂いてもご回答致しかねますのでご了承下さい。 このメールにお心当たりがない方は以下へご連絡ください。 ———————— 〇〇学会 |
Dear 〇〇（User Name）
The payment deadline for the payment you have applied for is nearing its end. Please check the following information to complete your payment. ==================== [Payment Due Date] 2023/05/25 [Society Name] 〇〇SOCIETY [Confirmation Screen] URL ==================== This is an automatic message. please note that we cannot receive any reply to this email address. Please contact the information below immediately if you are not the intended recipient. ******************** 〇〇SOCIETY ******************** |
査読委員割り当て通知 ※査読Aにのみ対応
査読開始日に、査読委員へその旨を知らせるメールを送信します。
文章の変更はできません。
他の文面で指定の方へ一括メール送信を行いたい場合は、左メニュー「ユーザー管理」のメール送信機能をご利用ください。
| 学会言語が日本語の場合 | 学会言語が英語の場合 | |
| 【題名】 | 〇〇学会（学会名） 査読開始のご連絡 | 〇〇SOCIETY Notification of the start of peer review |
| 【本文】 | 〇〇（ユーザー名） 様
〇〇学会の査読委員をお引き受けいただき、誠にありがとうございます。 査読開始期間となりましたのでお知らせいたします。 査読対象の各演題を確認いただき、査読を完了していただくようお願い申し上げます。 ———————— 【査読期間】 2023/05/30～2023/06/15 【ログイン画面】 https://・・・・・・（リンクURL） ———————— 当メールは自動で送信しております。 本メールへ返信頂いてもご回答致しかねますのでご了承下さい。 このメールにお心当たりがない方は以下へご連絡ください。 ———————— 〇〇学会 |
Dear 〇〇（User Name）
Thank you for accepting to be a member of the peer review committee of 〇〇SOCIETY. We would like to inform you that the peer review period has started. Please check the abstracts to be reviewed and complete the review process. ==================== [Review Period] 2023/05/30～2023/06/15 [Login page] URL ==================== This is an automatic message. please note that we cannot receive any reply to this email address. Please contact the information below immediately if you are not the intended recipient. ******************** 〇〇SOCIETY ******************** |
CSV出力設定
ここでは、主催者画面からダウンロードできるCSVの出力方式を設定できます。
「UTF-8文字コード」もしくは「Shift-jis文字コード」をプルダウンで選択し、右下の「✓保存する」ボタンをクリックして設定してください。
※ ダウンロードしたファイルの参照に使うソフトやテキストエディタによっては文字化けが発生する事があります。
その場合はダウンロードする文字コード(UTF-8またはShift-jis)を変更してください。
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